Apud Acta; Concepto y detalles importantes
La expresión apud acta hace referencia a las actuaciones judiciales que constan en acta unida al expediente de que se trate.
Así, el poder para pleitos a favor de un procurador otorgado ante el secretario del Juzgado o Tribunal que conoce del asunto litigioso se denomina poder apud acta.
Conforme al artículo 453.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, los secretarios judiciales, a quienes corresponde con exclusividad y plenitud el ejercicio de la fe pública judicial, autorizarán y documentarán el otorgamiento de poderes para pleitos, en los términos establecidos en las leyes procesales.
El funcionamiento de la oficina judicial requiere que se implante, y así lo ha entendido el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas con competencia transferida que en materia de otorgamiento del apoderamiento apud acta se establezca un turno de guardia entre los secretarios judiciales de un partido judicial para que, sea cualquiera que sea la jurisdicción de que se trate, un secretario judicial en turno de guardia pueda atender las solicitudes de esta clase que se lleven a cabo.
Por su parte el artículo 24 de la Ley de Enjuiciamiento Civil reformado por la Ley 42/2015 de reforma de la LEC señala ahora que:
“1. El poder en que la parte otorgue su representación al procurador habrá de estar autorizado por notario o ser conferido apud acta por comparecencia personal ante el secretario judicial de cualquier oficina judicial o por comparecencia electrónica en la correspondiente sede judicial.
2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente.
3. El otorgamiento apud acta por comparecencia personal o electrónica deberá ser efectuado al mismo tiempo que la presentación del primer escrito o, en su caso, antes de la primera actuación, sin necesidad de que a dicho otorgamiento concurra el procurador. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.” Ello al objeto de regular el apoderamiento apud acta por comparecencia electrónica como novedad de la Ley 42/2015.
En otro ámbito, el artículo 530 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal obliga al imputado en libertad provisional, con o sin fianza, a constituir apud acta obligación de comparecer los días que se le señalasen, y cuantas veces fuera llamado ante el juez o Tribunal que conozca de la causa, para garantizar lo cual la autoridad judicial podrá acordar motivadamente la retención de su pasaporte.
Las comparecencias apud acta se realizan, en principio, ante el secretario judicial -en ocasiones ante el juzgado del lugar de residencia del imputado o en sede policial- y se consignan en acta.
Por otro lado, en la actualidad a fin de regular las comparecencias apud acta que ahora se pueden llevar a cabo en cualquier juzgado los secretarios judiciales coordinadores en cada provincia y los propios de los Tribunales Superiores de Justicia están articulando protocolos de coordinación para la ejecución de estas comparecencias apud acta, en virtud de lo dispuesto en el artículo 467.1 de la Ley Orgánica el Poder Judicial (LOPJ) y en el artículo 18.a) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales (ROCSJ), aprobado por Real Decreto 1608/2005, de 30 de Diciembre. Y ello, a fin de calendarizar el orden a seguir por turnos para que se puedan llevar estas comparecencias apud acta.
Como criterios a tener en cuenta en materia de comparecencia apud acta en el recurso de apelación ante las Audiencias Provinciales hay que destacar los siguientes:
1. Cuando el procurador se persona en el rollo de apelación careciendo de poder de representación procesal DENTRO DEL EMPLAZAMIENTO se le otorga un plazo para subsanar de diez días para que:
a) Acredite que tenía el poder pero concedido dentro del plazo de los diez días del emplazamiento. Es decir, que los diez días de subsanación lo son para que acredite en ese plazo que en el plazo del emplazamiento de los diez días cumplía el requisito de la representación procesal, sin opción a que pueda conseguir el poder con fecha más allá de los diez días del emplazamiento.
b) O hacerlo apud acta pero en el plazo que le quedare dentro del concedido para el emplazamiento. Por ejemplo, si se persona al octavo día tendrá solo dos para hacer la comparecencia apud acta. Pero no se le concederá expresamente un plazo suplementario para ello más allá del concedido por la Ley para el emplazamiento, que es de diez días con el carácter de improrrogable del artículo 461 Ley de Enjuiciamiento Civil.
c) Si se persona en el último día, el décimo, la comparencia apud acta deberá realizarse el mismo día, sin que pueda solicitar plazo para hacerlo, ya que le habrá precluido el emplazamiento, y este lleva consigo hacerlo en el legal plazo con la concurrencia de los requisitos exigidos en la LEC, entre ellos el hacerlo en el emplazamiento.
2. Cuando el mismo procurador que ha ostentado la representación en Primera Instancia se persona en la apelación y el otorgamiento apud acta o personación de poderes se verificó en 1ª instancia no se exige nueva acreditación. Debe hacerse constar en el escrito de personación que está ya personado en 1ª Instancia.
3. No hace falta que el procurador esté presente para otorgar el apoderamiento apud acta, ya que el artículo 24.2 y 24.3 Ley de Enjuiciamiento Civil modificado por la Ley 42/2015 señala que: 2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente.
4. El apoderamiento apud acta se puede llevar a cabo ante el secretario judicial de cualquier oficina judicial, no siendo necesario que se otorgue ante el secretario judicial del tribunal donde deba surtir efecto, debiendo el procurador presentar escrito adjuntando testimonio de la designación apud acta. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse desde la Ley 42/2014 mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.